Verfahren
1.ZIEL
1.1. Der Zweck des Ombudsmannes der IAV DO BRASIL ist die Verbesserung und Stärkung der Führung der IAV-Gruppe, insbesondere durch Verhinderung und Eindämmung illegaler Praktiken von IAV DO BRASIL-Mitarbeitern im Zusammenhang mit der Finanzordnung (wie beispielsweise Korruption, Bestechung, Betrug, Veruntreuung, rechtswidrige Zueignung, Kartellabsprachen usw.) und Verstöße gegen den IAV *-Verhaltenskodex unter anderem in Bezug auf soziale und unternehmerische Verantwortung.
1.2. Der Verhaltenskodex der IAV-Gruppe ist auch auf portugiesisch unter www.iavdobrasil-pnst.com.br verfügbar.
1.3. Es ist nicht Aufgabe des Ombudsmannes der IAV DO BRASIL, Kontakte im Zusammenhang mit der Qualität und Garantie von Dienstleistungen der Gruppe oder anderen Angelegenheiten zu beantworten, die nicht mit den oben unter Punkt 1.1. oben beschriebenen Angelegenheiten in Zusammenhang stehen.
2. UNPARTEILICHKEIT
2.1. Als globale Richtlinie der IAV-Gruppe wird der Ombudsmann der IAV DO BRASIL sowie alle Ombudsleute der Standorte, an denen die IAV-Gruppe tätig ist, von einer unabhängigen lokalen Anwaltskanzlei mit makellosem Verhalten und Erfahrung in der Leitung von Ombudsleuten durchgeführt.
2.2. Das in Brasilien gewählte Büro ist: Pacheco Neto Sanden Teisseire Advogados in der Alameda Franca, 1050, 10. und 11. Etage, in der Stadt São Paulo - SP.
3. TÄTIGKEIT
3.1. Der Ombudsmann der IAV DO BRASIL ist dafür verantwortlich, Beschwerden von Mitarbeitern der IAV DO BRASIL oder Dritten entgegenzunehmen, aufzuzeichnen, zu analysieren und zu beantworten.
3.2. Der Ombudsmann der IAV DO BRASIL wird je nach dem gemeldeten Inhalt zwischen dem Hinweisgeber und der IAV DO BRASIL und/oder der IAV-Gruppe verhandeln.
3.3. Der Ombudsmann der IAV DO BRASIL wird tätig sein:
a) mit Redlichkeit, gutem Glauben und Berufsethik;
b) in Bezug auf jeden und jeglichen Kontakt;
c) auf einfache und zugängliche Weise, die Verwendung nicht verständlicher Ausdrücke vermeidend;
d) mit kontinuierlichem und kostenlosem Service.
4. KOMMUNIKATIONSKANÄLE
4.1. Die Beschwerden an den Ombudsmann der IAV DO BRASIL können wie folgt erfolgen:
a) Per Telefon oder Fax
Nummer: +55.11 .3897-4433
Service an Wochentagen von Montag bis Freitag von 09.00 bis 18.00 Uhr.
Zur Informationssicherheit können Anrufe aufgezeichnet werden.
b) Durch physische Korrespondenz
zu adressieren an:
Ombudsmann der IAV DO BRASIL
Alameda Franca 1050 - 11. Etage
São Paulo - SP - PLZ: 01422-00
Der Empfang des Gebäudes nimmt immer Korrespondenz entgegen.
c) Durch ein persönliches Gespräch in der Kanzlei
Voranmeldung per Telefon(11) 3897-4433 oder per E-Mail: ouvidoriaiavdobrasil@pnst.com.br
Annahme von Telefongesprächen und Überprüfen des Postfachs an Wochentagen von Montag bis Freitag von 09:00 bis 18:00 Uhr.
d) Über elektronisches
Formular verfügbar unter http://www.pnst.com.br/ouvidoriaiavdobrasil-pnst/.
Dieser Kommunikationskanal wird Tag und Nacht überprüft.
5. PROTOKOLL UND ANTWORTFRISTEN
5.1. Für jede erhaltene Beschwerde erhält die Person, die sich an den Ombudsmann der IAV DO BRASIL gewandt hat, eine Protokollnummer zur Identifizierung.
5.2. Eingehende Beschwerden werden innerhalb von bis zu 10 (zehn) Werktagen beantwortet. Wenn es nicht möglich ist, die Anfrage ganz oder teilweise innerhalb der oben genannten Frist zu befriedigen, muss der Ombudsmann der IAV DO BRASIL den Hinweisgeber innerhalb derselben Frist sowohl über die Maßnahmen, die bereits ergriffen wurden mit der Rechtfertigung der Nichteinhaltung der Frist, als auch über die neue Antwortfrist informieren.
6. VERTRAULICHKEIT VON KONTAKTEN UND DATENSCHUTZ
6.1. Je nach Präferenz des Hinweisgebers können die Beschwerden anonym oder unter Identifizierung erfolgen.
6.2. Der Ombudsmann der IAV DO BRASIL wird der IAV DO BRASIL oder der IAV-Gruppe keine Informationen zur Verfügung stellen, die den Hinweisgeber identifizieren (wie E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Telefonaufzeichnungen usw.), es sei denn dieser will identifiziert werden.
6.3. Ob anonym oder nicht, alle erhaltenen Daten, einschließlich personenbezogener Daten des Hinweisgebers und der Mitarbeiter der IAV Gruppe, werden als geheime und vertrauliche Informationen behandelt. Dies bedeutet, dass sie nicht veröffentlicht oder verbreitet werden können.
6.4. Der Ombudsmann der IAV DO BRASIL hat das Recht, die erhaltenen Daten zu erheben, aufzuzeichnen, zu verwenden und zu speichern, nur um die Einhaltung dieser Ombundsman zu gewährleisten.
7. VERANTWORTUNG DES HINWEISGEBERS
7.1. Um den Zielen des Ombudsmannes der IAV DO BRASIL besser gerecht zu werden, werden die Hinweisgeber gebeten, dem Ombudsmann der IAV DO BRASIL, soweit möglich und weil sie für die von ihnen bereitgestellten Informationen verantwortlich sind, wenn vorhanden, Einzelheiten zu den Fakten und zu den beteiligten Personen und/oder Unternehmen zu liefern.
Dieses Dokument wurde von der IAV-Gruppe genehmigt und ist auf der IAV DO BRASIL LTDA-Website unter www.iavdobrasil-pnst.com.br